Quel que soit son statut, un salarié peut se voir confier une mission nécessitant un déplacement. Ce dernier pourra avoir, potentiellement, d'importantes répercussions sur la vie privée de l'employé, mais également sur ses finances. Pour en limiter les impacts, l'entreprise devra respecter ses obligations légales et prendre en charge les frais. Plongez-vous sans plus attendre dans le texte ci-dessous pour tout savoir !
Qu'est-ce qu'un déplacement professionnel ?
La notion de déplacement professionnel est strictement définie par la loi. Celle-ci précise qu'il s'agit d'un voyage effectué par un salarié à la demande de son employeur afin de remplir une mission en dehors de son lieu d’activité habituel. Sa durée est variable en fonction des besoins du travail à réaliser. Il peut donc exiger de passer plusieurs nuits consécutives en dehors de son domicile.
Si de tels déplacements ne peuvent pas être refusés par le salarié, la loi limite quand même leur usage. Ainsi, il ne sera pas autorisé de passer plus de 90 jours consécutifs en déplacement. Si la mission se déroule à l'étranger, cette limitation passe à 180 jours. Une telle précision est utile pour marquer la frontière entre déplacement professionnel et expatriation du salarié.
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Une obligation de remboursement
Les frais de déplacement générés par la mission du salarié doivent être pris en charge par l'entreprise. Il s'agit d'une obligation légale à laquelle il ne sera pas possible de déroger. D'ailleurs, si le salarié ne parvient pas à un accord total à propos des conditions de prise en charge de ses dépenses, il peut parfaitement refuser la mission sans risquer d’être sanctionné par la suite.
L'employeur a toutefois la possibilité de privilégier un mode de déplacement plutôt qu'un autre. Il pourra donc imposer une solution, à condition que celle-ci soit compatible avec l'état de santé du salarié. Il n'a pas, en revanche, les moyens de s’opposer à l’utilisation par le salarié de son véhicule personnel pour se rendre de son domicile vers le lieu de la mission. L'entreprise procédera alors à un remboursement dont le montant dépendra du barème des indemnités kilométriques.
Des astuces pour faciliter cette gestion
Imaginez une entreprise comptant plusieurs dizaines de salariés en déplacement. Vous comprenez parfaitement qu'une telle gestion nécessite une attention sans faille. Il s'agit en effet de collecter tous les justificatifs nécessaires avant de procéder au remboursement des frais. Chaque collaborateur devra donc garder soigneusement tous les tickets de caisse qui lui seront remis dans le cadre de son déplacement. Heureusement, certains dispositifs peuvent vous simplifier la vie, à l'image par exemple de la carte essence, plus connue sous le nom de carte carburant pro. La carte essence pro va enregistrer toutes vos consommations. Il suffira ensuite à l'employeur de lire les données qui y sont stockées et déterminer la somme à rembourser.
Pensez également à avertir votre assureur, notamment si le salarié venait à utiliser une voiture de service durant son déplacement. Pour être totalement couvert sans payer des mensualités trop importantes, vous devrez probablement faire évoluer votre contrat d'assurance pour les véhicules de société.
Garantir la sécurité du salarié
Le bon respect des règles d’indemnisation n'est pas la seule obligation de l'employeur. Celui-ci reste aussi responsable de la sécurité des salariés, même ceux qui réalisent une mission en dehors des murs de l'entreprise. Toutes les dispositions et obligations sont répertoriées dans l'article L.4121-1 du code du travail.
Veuillez également noter qu'un salarié peut parfaitement mettre un terme à la mission avant la date prévue si sa sécurité venait à être menacée sur place. Il s'agit là d'un cas autorisant le recours au fameux droit de retrait.
Un préavis légal
On ne le sait pas toujours, mais chaque salarié doit être informé le plus tôt possible d'un futur déplacement. La loi fixe la durée de ce délai de prévenance à 48 heures au minimum. Ce laps de temps peut en effet être nécessaire au salarié pour organiser son absence, tant sur le plan professionnel que personnel. Certains peuvent ainsi être parents de jeunes enfants, ce qui implique d'avoir une solution sûre pour les faire garder. D'autres ont peut-être des animaux domestiques et devront trouver aussi des astuces pour leur bien-être. Attention, si jamais la durée du déplacement dépassait quelques jours, le délai de prévenance devrait alors être ajusté en conséquence.